Експертна думка

В сучасному цифровому просторі питання безпеки та відповідальності фінансових установ стають надзвичайно актуальними. Забезпечення стійкої та безпечної фінансової системи вимагає не лише високотехнологічних рішень, але й вдосконаленої корпоративної культури фінансового моніторингу. На сьогоднішній день, однією з головних проблем, які стоять перед фінансовими установами, є боротьба з легалізацією (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення (ПВК/ФТ). У цьому контексті, важливо не лише виявляти та припиняти подібні операції, але й активно працювати над побудовою ефективної системи політики у сфері запобігання та протидії ПВК/ФТ. Лише за активної участі та залучення всіх ланок управління фінансових установ можна досягти успішного виконання завдань, пов'язаних із запобіганням та протидією фінансовим злочинам. Більше про важливі аспекти корпоративної культури фінансового моніторингу, системи політики у сфері ПВК/ФТ читайте в інтерв'ю з Головою Комітету Асоціації українських банків з питань комплаєнсу та фінансового моніторингу, виконавчим директором ТОВ «ФК АКТІВІТІС» Іриною Поповою.

 

Які головні етапи побудови ефективної системи політики у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення (ПВК/ФТ)? Тобто, що треба зробити фінансовим установам, щоб побудувати ефективну систему внутрішньої політики в цьому напрямку?

Почну з того, що створення цієї системи передбачено законодавством. Тому фінансовій установі потрібно призначити відповідального працівника, створити окремий структурний підрозділ з питань ПВК/ФТ, залучити необхідні ресурси, розробити і затвердити внутрішні документи (ВНД), провести навчання, залучити аудит, перевіряти ділову репутацію працівників установи, створити систему управління ризиками та провести інші комплексні заходи, які можуть сприяти досягненню цілі. 

В законодавстві визначені лише загальні вимоги до системи управління ризиками, тому фінансовим установам потрібно самостійно в межах свого виду та специфіки діяльності розробити цю систему, детально описати та налаштувати всі процеси таким чином, щоб вона функціонувала ефективно, довести обов'язки/ролі у сфері ПВК/ФТ до відома працівників установи, відповідно до їх функціональних обов'язків, адже лише внаслідок ефективно побудованого процесу така система управління ризиками буде результативною.

Наскільки фінансові компанії, готові зараз до побудови такої внутрішньої системи? Адже, можливо, це потребуватиме створення нового структурного підрозділу, додаткового фінансування?

Питання не в тому чи готові, чи не готові фінансові установи до цих процесів. В законодавстві ще з 2020 року чітко визначена вимога, що це потрібно зробити. Так, є певний момент, що фінкомпанії ще не до кінця розуміють важливість цього процесу. Банки, на відміну від небанківських фінансових установ, йшли до побудови системи політики у сфері ПВК/ФТ значно довше, а фінансові компанії тільки зараз починають розуміти, наскільки це важливо.

Яка роль внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу у побудові цієї незалежної системи?

На останньому засіданні Комітету АУБ з питань комплаєнсу та фінансового моніторингу (НФУ) я підкреслила, що внутрішні документи відіграють важливу роль, адже від того, наскільки якісно та детально буде складена внутрішня документація, певні регламенти, порядки, правила – залежить як функціонуватиме вся система установи. Якщо внутрішні документи не мають чітких правил, недосконало описаний той чи інший функціонал, ті чи інші процеси та процедури,  – то і сама система буде функціонувати не коректно.

Тобто треба створити інструкцію, певні правила внутрішнього документообігу з цих питань, щоб система працювала? Можна сказати, що це внутрішній стандарт, який повинен бути в кожній фінансовій установі?

Звичайно, це повинно бути внутрішнім стандартом. Законодавством передбачено кількість необхідних порядків системи політики у сфері запобігання та протидії ПВК/ФТ. Можна стверджувати, що від необхідної кількості порядків дій працівників/процедур/методик, фінустанова сама для себе визначає той набір внутрішніх правил, відповідно до яких вона зможе повноцінно та ефективно функціонувати з дотриманням вимог законодавства у сфері ПВК/ФТ.

Який перелік внутрішніх нормативних документів у сфері ПВК/ФТ?

Перше, на що хочу звернути увагу – повного та вичерпного переліку документів у сфері ПВК/ФТ законодавством не визначено. Кожна фінустанова самостійно для себе розробляє ту кількість внутрішніх нормативних документів, яку вважає необхідною задля ефективного функціонування внутрішньої системи протидії відмивання коштів, фінансування тероризму. Ці внутрішні документи можуть бути у формі одного документа або кількох, якщо це зручно фінустанові. Головне, щоб вони виконували основну мету –забезпечували функціонування системи політики у сфері ПВК/ФТ.

З власного досвіду, все ж таки доцільніше, щоб це був не один внутрішній нормативний документ, а декілька, що допоможе  уникнути громіздкої форми документа, яка лише заважатиме сприйняттю його суті. Щодо самих документі, то варто зазначити, що найважливіше – це порядок здійснення оцінки та переоцінки профілю установи, правила проведення фінансового моніторингу, програма належної перевірки клієнтів, програма навчання і підвищення кваліфікації працівників з питань фінансового моніторингу, порядок і режим доступу до внутрішніх документів у сфері здійснення фінансового моніторингу. Також необхідно, щоб була розроблена програма здійснення заходів  з питань реалізації спеціальних економічних заходів, тобто санкцій. І додатково, в компанії можуть впроваджуватись такі документи, як положення про підрозділ, посадові інструкції працівників, які задіяні у процедурах фінансового моніторингу, а також інші документи, які стосуються  питань фінансового моніторингу, зокрема, щорічні плани, накази, якими затверджуються внутрішні документи, переліки ризикових держав, пам'ятки, процедури, методики тощо. Наявність таких документів потрібна не лише для ефективної роботи фінустанови, а й для належної аргументації дотримання законодавства у сфері ПВК/ФТ перед регулятором в процесі перевірок.

Зазвичай, нові правила, можливо додаткові обов’язки іноді важко сприймаються працівниками. Адже в деяких випадках треба підвищувати кваліфікацію, свій професійний рівень. Як же домогтися від виконання працівниками цих правил ВНД? Що можна порадити фінустановам, щоб їхні працівники розуміли важливість культури фінансового моніторингу?

По-перше, кожен працівник фінустанови повинен чітко розуміти, для чого діє фінансовий моніторинг. Фінансовий моніторинг - це не просто бюрократичні правила, які потрібно виконувати. Окрім глобальної мети протидії відмивання коштів, фінансування тероризму, фінансовий моніторинг націлений на захист бізнесу від недобросовісних клієнтів. Це повинні розуміти усі працівники фінустанови, які задіяні у процедурах фінансового моніторингу. Отже, треба розбудовувати корпоративну культуру фінансового моніторингу. Сьогодні, іноді, бізнес не розуміє фінансовий моніторинг, а фінансовий моніторинг не розуміє бізнес і цю відстань необхідно долати саме шляхом побудови культури фінмоніторингу. Кожному підрозділу фінансової установи треба зрозуміти важливість процедури  здійснення фінансового моніторингу, адже тільки злагодженість роботи всіх підрозділів може принести ефективний кінцевий результат.

Повторюсь, для ефективної роботи працівників, необхідно, щоб були описані ці процедури/порядки/методики, донесені кожному коректно і правильно, а тому повинна бути ефективна внутрішня комунікація, проведення на постійної основі навчання саме з метою розуміння працівниками покладених на них обов'язків та порядку дій. Деякі фінустанови допускають, скажімо так, погрішність, коли при описі внутрішньої процедури фінансового моніторингу дублюють норми законодавства у ВНД, буквально калькуючи їх. Якщо працівники фінансового моніторингу розуміють вимоги законодавства та  суть внутрішніх документів фінустанови з питань ПВК/ФТ, то бізнесу не завжди вдається усе зрозуміти через складність формулювань. Задля уникнення таких непорозумінь у внутрішніх документах фінкомпанії процедури фінансового моніторингу мають бути визначені максимально доступною мовою і чітко прописані всі необхідні процедури та мета їх здійснення.

Яка відповідальність передбачена законодавством за неналежне виконання фінансовою установою обов’язку розробляти та впроваджувати ВНД з питань ПВК/ФТ?

Законодавством відповідальність передбачена за невчасне оновлення документів, за їх належне виконання і притягнення до неї підтверджується статистикою перевірок НБУ. Неналежне виконання фінустановою обов'язку розробляти та впроваджувати ВНД з питань ПВК/ФТ сьогодні є  найпоширенішим порушенням, яке виявляє регулятор. Штраф за таке порушення, можна сказати символічний – до трьох тисяч неоподаткованих мінімумів, це 51 тис. грн. Але якщо описані процедури не будуть виконуватись фінустановою, то це  в сукупності може бути розцінено, як неналежна робота системи управління ризиками і в такому випадку передбачений  максимальний штраф, який може обраховуватися мільйонами гривень. Виходячи з наведеного, ВНД з питань ПВК/ФТ є надзвичайно важливими, адже впливають на побудову всієї внутрішньої системи управління ризиками. У будь-якому випадку штраф – це збиток фінустанови. Ігнорування впровадження ВНД з питань ПВК/ФТ, які мають враховувати особливості, напрями та специфіку діяльності установи, особливості різних типів клієнтів, а також імплементацію установою ризик-орієнтованого підходу, може призвести до неналежної системи управління ризиками, що має своїм наслідком також  репутаційні ризики для фінустанови, адже це взаємопов’язані речі.

 Поговоримо про такий важливий пакет документів, як справа клієнта. Які є особливості та труднощі, з якими стикаються фінустанови при оформленні справи клієнта?

Справа клієнта не є ВНД з питань ПВК/ФТ, але якщо проводити аналогію, то, напевно, справу клієнта можна порівняти із ВНД за ступенем важливості. При цьому, зі справою клієнта виникає інколи більше труднощів, ніж з ВНД. Чому так? Тому що законодавче визначення справи клієнта є, але воно не деталізоване, а досить загальне. Справа клієнта включає всі документи, всю інформацію стосовно клієнта та ділових відносин за ним. Ось, практично все, що в нас є з основного визначення, що таке справа клієнта. Напевно, не кожна фінустанова до кінця розуміє, які документи повинні міститися у справі клієнта. У фінустанові може бути бачення одне, а в регулятора, коли він приходить з перевіркою, бачення може бути кардинально інше.

Чіткого переліку необхідних документів, які повинні міститись у справі клієнта,  законодавством не визначено?

На жаль, в законодавстві справді відсутнє визначення всього переліку документів, які повинні міститись в справі клієнта саме у розумінні законодавства ПВК/ФТ. Наявні тільки вимоги щодо ідентифікаційних даних, які повинні бути наявними в розрізі категорій клієнтів. При цьому, НБУ коли приходить з перевіркою з питань дотримання законодавства з ПВК/ФТ, хоче отримати від фінустанови таку справу клієнта, в якій є усі документи/інформація стосовно клієнта, ділових відносин з ним, зокрема: договори, акти, інші документи, пов’язані з фінансовими операціями, документи про заставу, поруку та ін.

На Ваш погляд, це є певні прогалини у законодавстві?  Тобто, це треба доопрацьовувати на законодавчому рівні?

З одного боку це можна назвати певною прогалиною у законі, з іншого – ні. Це дискусійне питання. Але вважаю буде правильним підходом кожної фінансової компанії – визначити у внутрішніх ВНД: що таке для неї справа клієнта, її наповнення, види (у разі необхідності) та порядок її зберігання.

Що можна віднести до додаткової  інформації, яка має міститися у справі клієнта?

З метою збору додаткової інформації щодо клієнта, ділових відносин з ним можна використовувати як офіційні/надійні джерела, так і публічні джерела. Збір додаткової інформації можна робити за допомогою різних комерційних інтернет-ресурсів, які використовують офіційну інформацію, працюють з певними базами даних, а також можуть бути використані публічні джерела. Зараз популярності набуває медіаскринінг , що за своєю суттю є використанням публічних джерел.

Разом з тим, не варто довіряти всій інформації, яка є в інтернеті, її варто сприймати критично. Фінустанова повинна для себе визначити внутрішні процедури і визначити, які джерела вона використовує і вважає достовірними. Оскільки, не вся публічно доступна інформація є достовірною і використовуючи недостовірну інформацію фінустанова може безпідставно відмовити клієнтам у проведенні фінансових операцій та/або встановленні (продовженні) ділових відносин.

Також ми стикалися з тим, що є необхідність критично аналізувати інформацію з Єдиного державного реєстру судових рішень, а саме: робити аналіз інформації щодо кримінальних проваджень, адже ступінь ризику, який може впливати на клієнта можна зрозуміти тільки після аналізу такої інформації, а не виявлення самого факту існування кримінального провадження як такого. Так, лише наявність кримінального провадження не дозволяє робити об’єктивні висновки. Тому завжди потрібно вивчати цю інформацію і критичної оцінювати. Чому саме з’явилося таке кримінальне провадження? Який статус в клієнта? Чи є вирок і що в ньому встановлено?

Тому, порада всім колегам – перевіряти та аналізувати кримінальні провадження, в яких фігурує клієнт, щоб за умов перевірок регулятора, у вас була необхідна інформація (бажано оформлена, як висновки) і ви були в змозі продемонструвати достатність ужитих заходів і документально це підтвердити.

Підсумовуючи нашу сьогоднішню розмову, можна сказати, що при побудові ефективної системи політики у сфері запобігання та протидії ПВК/ФТ фінансова установа не повинна зводити процес до одного працівника, одного структурного підрозділу, а робити це всеосяжно, вибудовувати ефективну взаємодію з усіма структурними підрозділами?

Так, звичайно. Повинно бути три лінії/рівня захисту в побудові такої системи. І я вам можу сказати, що чим більше працівників залучено до цієї системи, тим краще. Працівнику фінансового моніторингу потрібно розбиратися в багатьох питаннях: і в юридичних, і в бізнесових, і в бухгалтерських. Але ж у фінустанові є профільні спеціалісти. Наприклад, аналіз кримінальних справ юрист зробить набагато якісніше, а бухгалтер може краще оцінити ту чи іншу фінансову звітність.